Comment les directeurs peuvent se prémunir en cas d'urgence - Garantir la capacité d'action avec une procuration d'entrepreneur

Lorsqu'un entrepreneur n'est plus en mesure d'exercer son activité à la suite d'un grave accident ou d'une maladie soudaine, il ne peut pas être représenté sans autre par son conjoint. Si un représentant n'a pas été désigné à temps et muni d'une procuration d'entrepreneur, l'entreprise se retrouve sans gestion, ce qui, dans le pire des cas, signifie la ruine.

En outre, des instructions appropriées peuvent être incluses dans la procuration afin de s'assurer que les affaires sont poursuivies dans son propre sens. En raison des pouvoirs étendus, une confiance absolue doit exister entre l'entrepreneur et le mandataire. Il est également recommandé de préparer une trousse d'urgence qui permet aux représentants autorisés d'obtenir en un coup d'œil tous les plans importants, les copies des documents importants et des indications sur l'endroit où les originaux doivent être conservés.

Régler les affaires après la mort

Les entrepreneurs devraient définir suffisamment tôt, dans un plan de représentation, qui les remplacera en cas d'urgence et quelles tâches devront être assumées. Pour s'assurer que le représentant dispose de tous les pouvoirs nécessaires, il est recommandé de rédiger une procuration générale conçue comme un mandat d'entrepreneur, qui reste valable même en cas de décès. Il est important que la procuration désigne clairement l'entrepreneur en tant que mandant ainsi que le mandataire et ses pouvoirs. Si l'entrepreneur est également gérant d'une SARL, il convient de noter qu'un gérant ne peut pas donner de procuration générale, car sa responsabilité pour la société n'est pas transférable. Dans ce cas, la procuration doit être conçue comme une procuration générale d'action. La procuration d'entrepreneur doit être donnée par écrit et devrait idéalement être notariée. Dans le cas contraire, le représentant ne peut pas, par exemple, prendre des dispositions concernant les biens immobiliers ou les parts de la GmbH. Une procuration bancaire séparée est également conseillée. Une procuration générale ne remplace pas un testament. Elle peut toutefois aider à combler le vide entre le décès et la délivrance du certificat d'héritier, qui permet aux héritiers de prouver leur succession légitime dans les relations juridiques. Le mandataire est tenu de rendre compte aux héritiers.

La procuration suppose une confiance absolue

Une procuration d'entrepreneur confère des pouvoirs étendus qui peuvent être utilisés de manière abusive. Le mandataire dispose d'un droit de représentation étendu vis-à-vis des tiers. Il lui serait par exemple possible de transférer à lui-même un bien immobilier appartenant au mandant. Une procuration ne devrait donc être accordée qu'en cas de confiance absolue. Il est important de savoir que les mandataires doivent se conformer aux instructions du mandant ou à sa volonté présumée dans la poursuite des activités. Une procuration d'entrepreneur peut être révoquée à tout moment, à condition que le mandant soit capable de contracter. La révocation se fait par une déclaration au mandataire et par la restitution ou l'annulation de l'acte de procuration. Si plusieurs exemplaires de la procuration sont en circulation, tous les exemplaires doivent être réclamés.

La trousse d'urgence doit contenir tous les documents importants

Afin d'assurer une continuité rapide de l'entreprise en cas d'urgence, les représentants désignés doivent pouvoir accéder aux logiciels, aux licences et aux mots de passe sans devoir effectuer de longues recherches. Il est donc recommandé de préparer une mallette d'urgence. Celle-ci devrait par exemple contenir des documents importants concernant les contrats d'entreprise, les contacts avec les clients et les prestataires de services, les secrets de fabrication, les carnets de commande et les données de calcul. Les contrats de location, de société ou de crédit peuvent également y être conservés. Il est également utile de conserver les bilans annuels et les extraits du registre foncier. Les personnes mandatées devraient avoir une vue d'ensemble des coordonnées bancaires, des assurances et des interlocuteurs pour les transactions financières et juridiques. Il est important que les entrepreneurs informent leurs personnes de confiance de cette mesure préventive et qu'ils déposent la mallette de manière à ce que son contenu puisse être utilisé directement en cas de besoin. En outre, la trousse d'urgence devrait être contrôlée régulièrement et mise à jour si nécessaire.