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Les notaires sont des organes de l'administration préventive de la justice. Ils sont nommés par l'État et occupent une fonction publique. Leur activité a pour but d'assurer la sécurité juridique et d'éviter les litiges. Ils sont en quelque sorte des "juges en amont". Alors que les juges n'interviennent qu'au moment où le litige est déjà engagé en instance, les notaires ont pour mission de prévenir les litiges.

Pour les affaires particulièrement importantes de la vie, le législateur impose le recours au notaire. Le législateur suit ainsi le principe selon lequel "mieux vaut prévenir que guérir". Il est préférable de se faire conseiller juridiquement en amont plutôt que d’encourir le risque de procès par suite d’ignorance ou d’erreurs juridiques. En effet, la plupart du temps, les coûts d'un litige ultérieur sont nettement plus élevés que les frais de notaire. De plus, les litiges sont psychologiquement éprouvants.

Dans le pire des cas, une erreur dans une transaction économiquement importante, comme l'achat d'une maison, peut aussi signifier la ruine financière. C'est pourquoi les notaires doivent assurer la sécurité et la paix juridiques en conseillant les parties concernées et en rédigeant pour elles un contrat juridiquement irréprochable.

L'authentification ou la légalisation par un notaire est toujours nécessaire lorsque la loi l'exige. Les principales compétences notariales se situent dans le droit immobilier, le droit successoral et familial ainsi que le droit des sociétés.

En droit immobilier, les notaires sont notamment compétents pour les contrats d'achat et de vente de biens immobiliers ainsi que pour la constitution, la suppression et la modification de droits réels sur des biens immobiliers (notamment les dettes foncières ou l'usufruit). En droit de la famille, ce sont surtout les contrats de mariage (y compris les conventions sur les conséquences du divorce) ainsi que les adoptions qui nécessitent l'authentification par un notaire. En droit de succession, le notaire est compétent pour authentifier les contrats d'héritage ainsi que les contrats de renonciation à l'héritage et à la réserve héréditaire. Les testaments peuvent être établis devant notaire ou rédigés de la main du testateur, mais un testament notarié présente plusieurs avantages. Les demandes de certificat d'héritier peuvent également être authentifiées devant notaire. En droit des sociétés, différents processus nécessitent une authentification, notamment la création d'une GmbH, d'une UG (haftungsbeschränkt) et d'une AG ainsi que les modifications des statuts de ces sociétés (en particulier les opérations sur le capital). En outre, toutes les mesures de transformation nécessitent un acte authentique (également pour les sociétés de personnes). Les inscriptions au registre du commerce, des associations, des partenariats et des coopératives doivent toujours être certifiées par un notaire.

Les notaires sont nommés par l'État et sont titulaires d'une fonction publique. En ce sens, ils ont plus de ressemblance avec le juge qu’avec l’avocat. Contrairement aux juges - et comme les avocats - les notaires conseillent les parties concernées. Mais à la différence des avocats, les notaires sont tenus à la neutralité. Les notaires conseillent donc de manière impartiale et ont en vue les intérêts de toutes les parties concernées. Leur tâche consiste à œuvrer pour des réglementations équilibrées. Les avocats, quant à eux, défendent des intérêts. Celui qui veut imposer unilatéralement ses intérêts à l'autre partie, voire engager un procès, doit pour cela consulter un avocat. Les notaires sont chargés d’éviter de tels litiges.

Vous êtes libre de choisir le notaire que vous souhaitez consulter. Vous n'êtes pas obligé de choisir un notaire dans votre ville de domicile. Il n'est pas non plus important que l'affaire ait un lien avec la ville dans laquelle le notaire a son siège officiel.

Toutefois, les authentifications (c'est-à-dire la lecture, l'explication et la signature de l'acte) ne peuvent en général avoir lieu que dans le ressort du notaire. Le domaine de compétence est la circonscription du tribunal d'instance dans lequel le notaire a son siège. En principe, le notaire n'a pas le droit d'authentifier des actes en dehors de son ressort.

Mais tant qu'une authentification a lieu dans le domaine de compétence du notaire, peu importe où vous habitez, où se trouve le terrain, où la société a son siège, etc. Le principe du libre choix du notaire s'applique.

La lecture à haute voix lors de l'authentification garantit que vous connaissez exactement le contenu de la transaction et la portée de vos déclarations. L'expérience montre que des questions surgissent souvent lors de la lecture de l'acte, auxquelles le notaire répond ensuite. Même indépendamment de vos questions, le notaire explique encore une fois les contenus les plus importants lors de la lecture de l'acte. Si nécessaire, il apporte encore les dernières modifications au texte. Grâce à ce processus, vous pouvez être sûr, lors de la signature du contrat, que tout correspond exactement à vos attentes.

En principe, les parties doivent se présenter en personne chez le notaire pour l'authentification. Cela est d'ailleurs judicieux, car le contenu de l'acte leur est alors lu, ils entendent les explications du notaire, les dernières questions peuvent être clarifiées. Il arrive toutefois régulièrement que certaines parties soient empêchées de comparaître en personne, par exemple parce qu’elles habitent loin. Dans ce cas, une partie peut être représentée si elle le souhaite, cas pour lequel les parties devront se faire représenter par une personne de confiance (un membre de la famille pa exemple ou un avocat).

Il est également possible de se faire représenter par un représentant non mandaté (représentant sans pouvoir). Dans ce cas, vous devez approuver a posteriori les déclarations de ce représentant non autorisé. Cette approbation ultérieure doit généralement être certifiée par un notaire, notamment en cas d'achat d'une maison. Toutefois, vous pouvez alors choisir un notaire près de chez vous pour la légalisation de la signature.

Contrairement à un rendez-vous pour l'établissement d'un acte authentique, un rendez-vous pour un entretien peut également être pris en ligne ou par téléphone. N'hésitez pas à nous contacter à ce sujet.

Dans certaines affaires relevant du droit des sociétés, il est possible d'effectuer des authentifications et des certifications vidéo. Cela s'applique à l'authentification pour la création d'une GmbH ou d'une UG (haftungsbeschränkt) ainsi qu'à toutes les inscriptions au registre du commerce, des coopératives et des partenariats. Pour cela, il faut utiliser un système de vidéocommunication particulièrement sécurisé (plus d'informations sur https://online.notar.de). L'authentification vidéo est une option supplémentaire. Vous pouvez bien entendu continuer à vous faire conseiller sur place.

Dans les autres cas, l'authentification doit continuer à se faire en présence. Cependant, Il est toujours possible de prendre rendez-vous en ligne ou par téléphone. N'hésitez pas à nous contacter à ce sujet.

En cas de besoin, par exemple en raison de mobilité physique restreinte, nous pouvons également fixer des rendez-vous à l'extérieur de la zone administrative, par exemple à votre domicile, à l'hôpital ou dans une maison de retraite. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide.

Toutefois, en cas de rendez-vous à l'extérieur, la loi prévoit des frais supplémentaires.

Lors d'une légalisation de signature, le notaire vérifie uniquement l'identité de la personne qui signe le texte à l'aide d'une pièce d'identité avec photo. Cependant, le notaire ne vérifie pas le contenu du texte sauf si cela est expressément demandé. Il ne donne donc aucun conseil juridique. Le contenu du texte ne doit pas non plus être lu, c'est pourquoi les rendez-vous pour une légalisation de signature sont généralement courts.

Lors de la légalisation d'un document, le notaire atteste que la copie d'un acte (= copie) est conforme à l'original présenté.

En revanche, une authentification saisit l'ensemble du contenu de l'acte. Elle s'accompagne d'un conseil juridique complet de la part du notaire. Le texte de l'acte doit alors être lu intégralement (pour la signification de la lecture, voir ci-dessus).

Dans la plupart des cas, la consultation chez le notaire est gratuite. En effet, si un projet ou un acte authentique est établi sur la base du conseil, le conseil est rémunéré par les frais de projet ou d'acte authentique. Cela vaut indépendamment du nombre de conseil que le notaire a menés ou du du temps consacré à l’affaire. Les honoraires restent donc les mêmes, même si vous demandez un conseil supplémentaire ou si vous souhaitez apporter des modifications au projet. Il en résulte des frais uniformes pour le projet ou l'authentification qui sont généralement déterminés en fonction de la valeur de l'affaire (voir ci-dessus). Les frais de conseil sont donc compris dans les frais de rédaction ou d'authentification, c'est-à-dire "inclus".

Ce n'est qu'en cas de conseil isolé que des frais de conseil sont perçus, c'est-à-dire lorsque le notaire ne rédige pas de projet et ne procède pas à l'authentification. Le montant des honoraires de conseil dépend alors de la charge de travail et de la complexité ainsi que du patrimoine des parties concernées. En revanche, les renseignements juridiques généraux fournis par le notaire sont gratuits.