Procédures notariales en ligne - procédure simplifiée pour les citoyens

Depuis le 01.08.2022, il est déjà possible d'effectuer en ligne la constitution d'une GmbH ou d'une UG ainsi que les inscriptions au registre du commerce et à d'autres registres. Le législateur a étendu le champ d'application des procédures notariales en ligne au 01.08.2023, de sorte que les apports en nature ou les primes en nature dans le processus de création d'une GmbH ainsi que les décisions unanimes des associés sur les augmentations de capital et autres modifications des statuts peuvent également être prises en présence virtuelle chez le notaire. Désormais, le parcours de demande côté citoyen a été optimisé, ce qui permet de profiter encore plus facilement des avantages des procédures en ligne.

Les procédures notariales en ligne

Les personnes qui souhaitent créer une entreprise se demandent souvent comment se déroule concrètement le processus de création. Par le passé, un rendez-vous chez le notaire était toujours nécessaire. Les procédures notariales en ligne permettent désormais de prendre et d'enregistrer toutes les décisions nécessaires purement en ligne, de la création initiale d'une GmbH ou d'une UG à la liquidation et à la demande de radiation du registre du commerce, en passant par les mesures de capital et les modifications des statuts. Un passage chez le notaire sur place reste bien entendu possible, mais n'est plus obligatoire. "Milan Bayram, gérant de la Chambre fédérale des notaires.

Amélioration du parcours de demande

Le parcours de demande que les citoyens doivent suivre avant l'enregistrement a été fondamentalement revu et optimisé. "Il est désormais plus simple, plus intuitif et plus clair et peut être consulté sur le portail des citoyens. https://online.notar.de peuvent être lancées. Des explications complètes y sont également disponibles", explique Bayram.

Après un premier enregistrement qui ne prend que quelques minutes, on accède à son espace virtuel personnel, dans lequel on peut rapidement s'adresser à un notaire avec son projet d'authentification. "Les notaires ne peuvent intervenir dans le cadre de procédures en ligne que si le siège de la société ou le domicile d'un associé ou d'un gérant se trouve dans le ressort de leur office", explique Bayram. Après avoir indiqué les données essentielles, les fondateurs peuvent choisir le notaire dans une liste qui s'affiche ensuite. "Lors du remplissage des données de base, il faut veiller à les saisir le plus soigneusement possible afin d'éviter des retards et un surcroît de travail dans la suite du processus de création", souligne Bayram. 

Le portail des citoyens permet d'échanger des projets et d'autres documents, de prendre des rendez-vous ou encore d'organiser une consultation par vidéoconférence. Un chat privé est également disponible. Il est également possible d'impliquer des conseillers fiscaux ou des partenaires commerciaux dans la procédure. L'authentification s'effectue pour l'essentiel comme dans une étude notariale sur place : l'acte est lu et expliqué aux parties, les questions sont discutées et les éventuelles modifications sont immédiatement intégrées dans le document devant les parties. Une fois que toutes les questions ont été résolues et que le document a été approuvé, il est signé numériquement au moyen d'une signature électronique qualifiée.

Les avantages des procédures en ligne demeurent intacts

Lors de l'authentification numérique, les exigences les plus élevées en matière d'identification des personnes concernées sont maintenues même après l'optimisation du parcours de la demande. Pour ce faire, on utilise la fonction en ligne de la carte d'identité, dont les données sont lues via le smartphone et dont l'authenticité et l'absence de manipulation sont vérifiées. En outre, le fichier de photos enregistré électroniquement directement sur le document d'identité est également lu et comparé par le notaire lors de la séance d'authentification. Toutes les parties concernées "signent" ensuite avec une signature électronique qualifiée créée individuellement par saisie d'un TAN, le substitut électronique particulièrement infalsifiable d'une signature classique. Tout comme le TAN pour les opérations bancaires en ligne, la signature est générée à chaque fois, ce qui exclut toute utilisation frauduleuse multiple.

Les exigences en matière de protection des données sont également pleinement respectées : "Le système est géré par le Conseil fédéral du Notariat allemand dans le cadre d'une administration publique - et non par des fournisseurs privés commerciaux. Les données sont cryptées sur des serveurs en Allemagne", constate Bayram. Dans d'autres pays - dont l'Autriche par exemple - les exigences de sécurité juridique, de confidentialité et de protection des données requises par le droit allemand ne sont pas garanties de la même manière. Les authentifications virtuelles et les légalisations de ces États ne sont donc régulièrement pas reconnues par les tribunaux de registre en Allemagne. Afin de se protéger contre des dommages évitables, il est préférable d'éviter de telles offres.

Après l'identification réussie des parties, l'authentification en ligne ne dure pas plus longtemps que chez le notaire sur place. La création de la signature électronique qualifiée prend à peu près autant de temps que la signature qu'elle remplace. L'utilisation est simple et intuitive, grâce à la saisie d'un TAN individuel. "Pour la création d'une SARL classique, il faut prévoir environ 60 à 90 minutes. Toutefois, si la forme est complexe ou si le texte des statuts est long, le processus peut prendre plus de temps", explique Bayram.

Conditions techniques

Pour utiliser les services, il suffit d'un smartphone avec l'application notariale, d'un ordinateur ou d'une tablette ainsi que d'une pièce d'identité et d'une photo d'identité valables avec la fonction eID activée, par exemple la carte d'identité. Pour les documents d'identité délivrés avant le 02.08.2021, un passeport est également nécessaire afin de pouvoir lire la photo pour une identification fiable.

Vous trouverez de plus amples informations et le point de départ de votre procédure notariale en ligne sous https://online.notar.de. En complément, vous pouvez également consulter le nouveau site web de la Bundesnotarkammer sur la création d'une GmbH à l'adresse suivante https://gmbh-gruenden.notar.de  à disposition.

A propos de l'association médiatique des chambres notariales

L'association médiatique des chambres notariales est un regroupement des organisations professionnelles du notariat exerçant à titre principal. Ses membres sont l'Association des notaires bavarois, la Chambre des notaires du Bade-Wurtemberg, la Chambre des notaires du Brandebourg, la Chambre des notaires de Hambourg, la Chambre des notaires de Mecklembourg-Poméranie occidentale, la Chambre des notaires de Coblence, la Chambre des notaires du Palatinat, la Chambre des notaires du Rhin, la Chambre des notaires de Saxe, la Chambre des notaires de Saxe-Anhalt et la Chambre des notaires de Thuringe. Le réseau de médias des chambres notariales met à disposition des informations sur des thèmes pour lesquels le citoyen peut attendre de l'aide de la part des notaires.